LEDERMØDER – udbytterige eller spild af tid?

Gør jeres møder til en uundværlig del af ledelsesopgaven

Hvorfor mødes?

Jeg tror endnu ikke, jeg har mødt en leder, der ikke oplever at bruge for meget tid på møder. 

Møder bliver desværre ofte et nødvendigt onde, der foregår parallelt med ’det rigtige’ arbejde. Noget, der spiser for meget tid, inden vi kan komme tilbage til vores plads og blive færdige med arbejdet.

Men møderne skal netop være så udbytterige, at de ER jeres arbejde. Det er her, I udfører og løser den vigtige del af ledelsesopgaven, som I ikke kan løse alene ved skrivebordene. 

Nedenstående har jeg samlet nogle gode råd til at hjælpe jer godt på vej. 

Typer af møder

Som det første bør I overveje, hvilken type møde, der er tale om. 

Alt for ofte ser jeg ”alt godt fra havet” møder, der er en blanding af det hele; opfølgning på drift, brandslukning, ad hoc opståede muligheder eller udfordringer og brainstorming på nye projekter – ofte uden tilstrækkeligt med tid og energi til det sidste.

Patric Lencioni (the Advantage, 2012) anbefaler, at ledermøder deles op i 4 typer af møder (lettere omskrevet):

Daglig check-in

5-10 min. – gerne stående – hvor I kort koordinerer og vender dét, der er dukket op siden i går.

Ugemøder

45-90 min. til de taktiske beslutninger.

Ad hoc møder

Emnespecifikke, fx brandslukning- eller udviklingsopgaver. Frekvens og længde afhænger af behovet. Pointen er, at i koncentrerer jer om det ene punkt og afsætter tilstrækkeligt med tid til at lukke det.

Kvartalsvise / halvårlige

Gerne off-site ½-1½ dag, hvor I kommer op i helikopteren og sætter fokus på de

strategiske projekter og den overordnede situation. 

Ovenstående giver muligvis ikke kortere mødetid, til gengæld kan I sparre rigtigt mange emails. Desuden giver et øget fokus mere effektive møder med klare actions og en tydeligere afstemning, så ingen er i tvivl om, at alle går i samme retning. 

Jeg oplever, at større virksomheder dropper det daglige check-in med et hav af emails og mindre koordinering på tværs til følge. Mindre (ejerledede) virksomheder dropper derimod de strategiske off-site møder og når dermed kun sjældent ud over den daglige drift. 

Forberedelse før mødet

Formål

Gør jer alle en tjeneste og formulér formålet med mødet, når du indkalder. Uanset hvad vi tror, så vil det ofte ikke være enslydende for alle. 

Deltagere

Overvej hvem der skal med og indkald kun de nødvendige. Overvej desuden deltagernes rolle fx beslutningstager, faglig ekspert, dén der udfører opgaven, assistent etc. og meld det tydeligt ud.
Del evt. dagsordenen op, så de relevante kan gå igen, når deres punkt er ovre.

Tid

Overvej hvor lang tid, hvert punkt på dagsordenen tager og afsæt den tid til mødet, der er nødvendig. Et møde kan godt vare 35 min. eller 135 min.

Dagsorden

Angiv for hvert punkt på dagsordenen om det er:
– til orientering
– til diskussion mhp., at I udvikler nye idéer sammen / gør hinanden klogere el.lign
– et beslutningspunkt
Hvis møderammen er låst til fx max 1½ time, så prioritér i dine emner, så I kan nå at behandle og afslutte alle emner. 

Referat

Overvej om det er nødvendigt. Skriv evt. blot et beslutningsreferat. Aftal hvem der gør det.

Før mødet

Under mødet

Udpeg en mødeleder, der sørger for, at I overholder tiden og får rundet hvert punkt tydeligt af. 

Jeg holder meget af denne simple proces, der kan bruges til alle diskussionsemner.

Spilleregler for mødet

Det kan være en god idé at aftale yderligere spilleregler for mødet. Jeg har samlet nogle gode råd nedenstående, som I kan lade jer inspirere af.

  • Møder starter tidligst 5 min. over hele og/eller slutter senest 5 min. i hel. Så der er tid til at tjekke telefonen, til at gå fra ét møde til det næste, gå på toilet etc.
  • Deltagere er der til tiden og møder velforberedte op. Hvis I er ved at udvikle en anden kultur, så aftal at I vil stramme op – også selv om det er direktøren, der kommer for sent. 
  • Telefoner bliver i tasken eller uden for mødelokalet (angstprovokerende for nogen men prøv det).
  • Al information er tilgængelig før eller under mødet. Hvis nogen begynder at sidde og lede efter information under mødet, er det bedre at skubbe punktet til en anden gang.
  • Mødeleder sørger for, at mødet holder sig til dagsordenen, og at tiden overholdes (fx kan ”bordet rundt” tager meget lang tid, hvis ikke der er begrænsning på).
  • Aftal evt. en sjov sanktion, hvis nogen bryder med reglerne, fx at man rejser sig og synger en sang på mødet, at man giver kage el. lign til de andres afdelinger (ikke bare til ledermødet), eller at I fører synlig log på en tavle over hvem, der overholder reglerne. 

Det vigtigste er, at I sammen bliver enige om, hvordan jeres møder skal afvikles, så I kan hjælpe hinanden med at overholde det.

Opfølgning efter mødet

Hvordan I følger op, afhænger meget af indholdet, men hvis I har truffet en beslutning og aftalt, hvem der gør hvad, er det vigtigt, at I følger op. 

Hvis ikke opfølgning er nødvendig, har I måske fat i et område, der slet ikke er nødvendig at bruge tid på i jeres møder. 😉

God fornøjelse og lad mig gerne vide, hvordan det går.

Mange hilsener

Krestina